Rejestracja firmy – jak krok po kroku dopełnić formalności?

Własna działalność gospodarcza to dla wielu szansa na niezależność. Po założeniu firmy każdy przedsiębiorca samodzielnie podejmuje decyzje, nie tylko dotyczące zakresu obowiązków, ale również tempa pracy czy akceptowanych zleceń. Daje to większą elastyczność i pozwala dostosować tryb pracy do stylu życia. Z uwagi na formalności i z pozoru zawiłe przepisy, młodzi przedsiębiorcy czują się niepewnie, dlatego przedstawiamy etapy, które ułatwią rejestrację firmy.

Kiedy należy zarejestrować firmę? Czy to konieczne?

Każda firma obejmuje pewien zakres działalności, skupiając się w określonej branży. Dlatego najistotniejszy jest pomysł, który określi cele firmy oraz ułatwi formalności. Firmę należy zarejestrować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Istnieją jednak wyjątki, które zwalniają z tego obowiązku. W sytuacji, gdy szacowane przychody będą niewielkie, zgłoszenie własnej działalności nie zawsze jest obligatoryjne. Rejestracja firmy nie jest konieczna, gdy:

• przychody z działalności nie będą wyższe niż 50% minimalnego wynagrodzenia w Polsce,
• firma prowadzona jest przed osobę fizyczną,
• przedmiotem działalności nie jest produkcja towarów lub świadczenie usług wymagające zezwoleń i koncesji, 
• osoba zakładająca firmę nie prowadziła działalności na przestrzeni ostatnich 60 miesięcy,
• działalność nie jest wykonywana w ramach spółki cywilnej. 

Przepisy obowiązujące w Polsce nie nakładają obowiązku rejestracji firmy w CEIDG na rolników prowadzących działalność agroturystyczną, zajmujących się produkcją wina czy rolniczym handlem detalicznym. 

Prowadzenie księgowości – o czym należy pamiętać? 

Sposób prowadzenia księgowości powinien zostać wybrany przed przedsiębiorcę jeszcze przed rejestracją. Można skorzystać z usług biur rachunkowych lub księgowych prowadzących własną działalność gospodarczą. Zdecydowanie się na wsparcie ze strony profesjonalistów wyręcza z wypełniania wniosków czy załatwiania spraw urzędowych, które mogą zajmować sporo czasu, szczególnie na początku. 

Biuro rachunkowe zapewnia kompleksową obsługę przedsiębiorców. Osobom prowadzącym firmę przydzielana jest księgowa, ponadto zyskują dostęp do programów niezbędnych do wystawiania faktur. Można również liczyć na dostęp do archiwum e-faktur, darmowego CMR wraz z integracją z platformami e-commerce, w tym Allegro. W ostatnich latach na znaczeniu zyskuje księgowość online. To elastyczne rozwiązanie przeznaczone dla osób, które cenią sobie mobilność. Oczywiście można również wybrać samodzielne prowadzenie własnej księgowości. 

CEIDG-1 – jak zarejestrować firmę?

Aby zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej należy wypełnić i złożyć wniosek oznaczony jako CEIDG-1. Gdy zostanie zaakceptowany, wówczas przedsiębiorca zostaje oficjalnie wpisany do ewidencji oraz Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Następnie na podany we wniosku adres e-mail otrzymuje numer identyfikacyjny NIP. 

Za pośrednictwem CEIDG-1 można uzyskać informacje dotyczące przedsiębiorstw zarejestrowanych w Polsce przez osoby fizyczne. Pozwala także na uzyskanie dostępu do komunikatów KRS (Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego). Za pomocą CEIDG-1 można zgłaszać zmiany związane z prowadzoną firmą, w tym informacje o zawieszeniu, wznowieniu czy likwidacji firmy. 

Wniosek CEIDG-1 może być złożony na kilka sposobów. Należy: 

• zarejestrować się w systemie CEIDG, wypełnić wniosek internetowy, wydrukować i dostarczyć do Urzędu Miasta/Gminy,
• wypełnić wniosek w formie tradycyjnej w rzędzie Miasta/Gminy, 
• wypełnić wniosek online pomijając logowanie, wydrukować i dostarczyć do Urzędu Miasta/Gminy,
• wypełnić wniosek internetowy, podpisać do kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego, 
• skorzystać z najprostszej metody, a więc wypełnić elektronicznie interaktywny wniosek. 

Przedsiębiorca ma obowiązek przesłać wypełniony wniosek do odpowiedniego urzędu. Obecnie nie ma jednak konieczności wybierania urzędu właściwego dla miejsca zamieszkania.

Jak zarejestrować się w Urzędzie Skarbowym jako podatnik VAT? 

Gdy przedsiębiorca zyska status podatnika VAT, jego obowiązkiem jest zarejestrowanie się w Urzędzie Skarbowym jako VAT-owiec (wniosek VAT-R). Istotne jest, aby rejestracji dokonać jeszcze przed uzyskaniem pierwszych przychodów z tytułu prowadzonej działalności. 

Aby złożyć wniosek VAT-R, należy: 

• wypełnić odpowiedni formularz online oznaczony symbolem VAT-R na naszej stronie. Następnie należy go wydrukować i dostarczyć osobiście do właściwego Urzędu Skarbowego,
• wypełniony wniosek wysłać na adres Urzędu Skarbowego,
• złożyć wniosek internetowo za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP. 

Warto od początku działalności zarejestrować się jako czynny podatnik, szczególnie gdy usługi będą wykonywane na rzecz podatników VAT lub szacowane przychody z działalności będą wysokie. Dotyczy to również osób zajmujących się importem. 

REGON i NIP – ile się czeka na otrzymanie identyfikatorów? 

Numer REGON nadawany jest przez Główny Urząd Statystyczny. Przedsiębiorca otrzymuje go na podany we wniosku adres poczty elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od momentu zarejestrowania w systemie wniosku CEIDG-1. NIP jest nadawany natomiast przez Urząd Skarbowy. Osobie prowadzącej firmę jest dostarczany w ciągu 1 dnia roboczego od daty rejestracji CEIDG-1.

Zakładanie firmy a formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych 

Prowadząc własną firmę, występuje się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako osoba ubezpieczona oraz płatnik składek za osoby ubezpieczone. Zgłoszenia płatnika dokonuje ZUS, następuje ono po złożeniu wniosku CEIDG-1. Warto pamiętać, że formalności związanych ze zgłoszeniem się jako osoby ubezpieczonej należy dopełnić samodzielnie. Podczas rejestracji firmy należy zgłosić się:

1. obowiązkowo jako płatnik składek,
2. fakultatywnie jako ubezpieczony.

Jeśli chodzi o drugi przypadek, należy w urzędzie miasta lub gminy dołączyć wypełnioną deklarację ZUS ZUA (rejestracja ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego) lub  ZUS ZZA (wyłącznie rejestracja składki zdrowotnej). 

Wszystkie wnioski warto złożyć wraz z CEIDG-1. Jeśli jednak to nie nastąpiło, wówczas należy samodzielnie się zgłosić do ZUS w terminie 7 dni. W przypadku, gdy firma będzie stanowić jedyne źródło dochodu, wówczas trzeba wypełnić deklarację ZUS ZUA. Gdy jest to aktywność dodatkowa, a przedsiębiorca ma już umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin, przy czym nie chce dobrowolnie podlegać ubezpieczeniom społecznym, wówczas powinien złożyć wniosek ZUS ZZA. 

Polskie prawo przewiduje ulgi w płaceniu składek ZUS. Obejmują osoby, które nigdy nie prowadziły działalności gospodarczej, nie były wspólnikami spółek lub zakładają firmę pierwszy raz od pięciu lat. W wymienionych przypadkach można skorzystać z tzw. ulgi na start, która obowiązuje w okresie pierwszych sześciu miesięcy od założenia firmy. Po upływie pół roku należy zarejestrować się do składek pełnych, preferencyjnych oraz zdrowotnych, w zależności od sytuacji danego przedsiębiorcy.  

Konto bankowe a prowadzenie firmy  

Warto zdecydować się na założenie dedykowanego konta bankowego, które znacząco ułatwi ewidencjonowanie obrotów gospodarczych. Przedsiębiorca musi wypełnić obowiązek prowadzenia rozliczeń zarówno składkowych, jak i podatkowych. Konto należy założyć po zarejestrowaniu firmy, gdyż wymaganymi dokumentami są dowód osobisty oraz wpis do CEIDG.  

W wybranym banku należy wypełnić wniosek, podając kluczowe dane. Można zrobić to osobiście w placówce lub elektronicznie. Pomimo że w Polsce nie ma obowiązku posiadania konta bankowego przez przedsiębiorcę, transakcje powyżej 15 000 zł muszą być dokonywane na rachunek firmowy. Założenie konta powinno zostać zgłoszone do Urzędu Skarbowego na druku CEIDG. Od 1 stycznia 2020 roku obowiązkowe jest uiszczanie należności podatkowych (VAT, PIT, CIT) na przydzielony indywidualny mikrorachunek podatkowy. Można poprosić o niego w Urzędzie Skarbowym lub samodzielnie wygenerować na platformie internetowej podatki.gov.pl. 

Gdy konto firmowe zostanie założone, wówczas należy w urzędzie miasta/gminy złożyć wniosek dotyczący zmiany wpisu w CEIDG. Powinien on zawierać numer rachunku firmowego. Warto pamiętać również o uwzględnieniu w rejestrze informacji dotyczących podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową danej firmy oraz adres miejsca, w którym przechowywana jest dokumentacja rachunkowa. 

 Rejestracja firmy – o tym nie można zapomnieć!

Jeszcze przed zarejestrowaniem firmy należy się upewnić, czy sprzedaż towarów lub świadczenie usług nie wymaga stosownych licencji, koncesji czy zezwoleń. Powinno się je uzyskać jeszcze przed dopełnieniem wszystkich formalności. Jeśli chodzi o koncesję, należy wystąpić o jej wydanie do właściwego ministerstwa z uwagi na przedmiot działalności. Po przyjęciu wniosku rozpoczyna się postępowanie administracyjne, które kończy się wydaniem decyzji. Niektóre firmy wymagają instalacji kasy fiskalnej. Warto pamiętać, że paragony należy wydawać od pierwszej transakcji.  

Artykuł partnera